Samodzielna organizacja wesela ma sporo zalet: para zna każdy szczegół, pilnuje wydatków i ma pełną kontrolę nad decyzjami. Ma też jedną poważną wadę. Nikt z zewnątrz nie patrzy na plan chłodnym okiem i nie wyłapuje luk, które doświadczony koordynator widzi od razu. Zebraliśmy pięć błędów, które powtarzają się najczęściej u par działających na własną rękę. Przy każdym opisujemy, po czym go poznać, do czego prowadzi i jak go naprawić, zanim zrobi się kosztowny.

Grzech pierwszy: nikt nie jest osobą decyzyjną

Objaw: fotograf pyta o godzinę sesji i dostaje trzy różne odpowiedzi, bo dzwoni raz do panny młodej, raz do pana młodego, a raz do mamy. Lista zadań istnieje tylko w głowach, a każde z narzeczonych zakłada, że drugie „to załatwi".

Konsekwencja: podwójne rezerwacje, zapomniane sprawy i kłótnie o to, kto czego nie zrobił. Usługodawcy szybko orientują się, że para nie mówi jednym głosem, i zaczynają wybierać wersję, która jest dla nich wygodniejsza.

Rozwiązanie: spiszcie wszystkie zadania w jednym miejscu i przy każdym wpiszcie jedno imię. Ustalcie też, kto jest osobą kontaktową dla poszczególnych usługodawców. Raz w tygodniu przeglądajcie listę razem i przesuwajcie zadania, jeśli ktoś nie ma na nie czasu.

Grzech drugi: kluczowi usługodawcy rezerwowani za późno

Objaw: sala jest zaklepana, data ustalona, a poszukiwania fotografa i zespołu zaczynają się dopiero po świętach, bo „przecież jest jeszcze pół roku".

Konsekwencja: dobrzy fotografowie, zespoły i floryści mają kalendarze zapełnione na 12-18 miesięcy naprzód, zwłaszcza na soboty od maja do września. Para zostaje z wyborem między tym, kto akurat ma wolne, a rezygnacją z usługi, na której jej zależało.

Rozwiązanie: ustalcie kolejność rezerwacji według tego, jak trudno coś zastąpić. Najpierw miejsce i data, zaraz potem fotograf, muzyka i osoba prowadząca ceremonię, jeśli jest to ślub poza urzędem. Auto, tort i dekoracje mogą poczekać. Jeśli macie mniej niż rok, pytajcie od razu o dostępność i nie zwlekajcie z zaliczką po pierwszym spotkaniu, które was przekonało.

Grzech trzeci: budżet bez rezerwy

Objaw: kwota na wesele jest rozpisana do ostatniej pozycji, wszystko „się zgadza", a każda nowa potrzeba wywołuje panikę.

Konsekwencja: nagle okazuje się, że trzeba dopłacić za dodatkowe godziny gry zespołu, kilku gości więcej niż zakładaliście, transport dekoracji albo poprawki sukni. Bez zapasu każda z tych rzeczy oznacza cięcie czegoś innego albo sięganie po kartę kredytową.

Rozwiązanie: odłóżcie 10-15 procent całego budżetu jako rezerwę i nie planujcie na nią niczego. To nie jest pula na atrakcje, tylko pieniądze na sytuacje, których dziś nie umiecie przewidzieć.

Grzech czwarty: plan dnia pisany na kolanie

Objaw: harmonogram składa się z trzech punktów: ślub, obiad, zabawa. Nikt nie liczył, ile zajmie przejazd z kościoła do sali, ani co goście będą robić przez godzinę, gdy para pojedzie na sesję.

Konsekwencja: opóźnienia nakładają się na siebie. Ceremonia zaczyna się dwadzieścia minut później, zdjęcia grupowe ciągną się w nieskończoność, obiad jest przesunięty, a kucharz denerwuje się, bo zupa stygnie.

Rozwiązanie: rozpiszcie dzień co pół godziny, od pobudki do oczepin. Przy każdym przejeździe policzcie realny czas w sobotnim ruchu i dodajcie 20 procent zapasu. Sprawdźcie, czy między ceremonią a obiadem jest coś dla gości: przekąska, napój, muzyka. Plan wyślijcie wszystkim usługodawcom i świadkom na tydzień przed ślubem i poproście o uwagi. Ktoś na pewno zauważy lukę, której wy nie widzicie.

Grzech piąty: brak koordynatora w dniu ślubu

Objaw: para zakłada, że skoro wszystko jest zorganizowane, to samo się potoczy. W dniu ślubu panna młoda odbiera telefon od cukierni w trakcie robienia fryzury, a pan młody szuka gotówki dla zespołu podczas oczepin.

Konsekwencja: para zamiast przeżywać dzień zajmuje się logistyką. Tort przyjeżdża na salę, a nikt nie wie, gdzie go ustawić. Muzycy proszą o zapłatę, a koperta została w domu.

Rozwiązanie: wyznaczcie jedną osobę odpowiedzialną za dzień ślubu. Może to być koordynator z zewnątrz, ale równie dobrze świadek, siostra albo zaufany przyjaciel, który nie będzie w tym czasie zajęty czymś innym. Przekażcie tej osobie plan dnia, listę usługodawców z numerami, koperty z płatnościami opisane nazwą firmy oraz listę rzeczy, które ktoś ma odebrać lub dostarczyć. Poinformujcie usługodawców, że w dniu ślubu dzwonią do niej, a nie do was. Wtedy jedyne, o co musicie się martwić, to obrączki.

Co z tego wynika

Wszystkie pięć błędów łączy jedno: brak decyzji podjętej z wyprzedzeniem. Kto odpowiada, kiedy rezerwujemy, ile odkładamy, jak wygląda dzień i kto go pilnuje. Odpowiedzi na te pytania nie kosztują nic poza jednym wieczorem przy stole. Zaoszczędzą za to sporo nerwów i pieniędzy w ostatnich tygodniach przed weselem.