Wokół zawodu wedding plannera narosło sporo mitów: że to usługa dla bogatych, że planner decyduje za parę, że wystarczy dobry zeszyt i wolne weekendy. Zebraliśmy pytania, które padają najczęściej podczas pierwszych rozmów, i odpowiadamy na nie bez upiększania.

Czym właściwie zajmuje się wedding planner?

Prowadzi organizację ślubu i wesela od pierwszej rozmowy do ostatniego gościa. W praktyce oznacza to: ustalenie budżetu i harmonogramu, wyszukanie i porównanie usługodawców, prowadzenie korespondencji i negocjacji, pilnowanie terminów płatności, przygotowanie planu dnia oraz koordynację w dniu ślubu. Planner nie wybiera za parę, ale przygotowuje jej gotowe, porównane opcje do decyzji.

Czym różni się organizacja kompleksowa od koordynacji dnia ślubu?

Organizacja kompleksowa to współpraca przez cały okres przygotowań, od koncepcji po poprawiny. Koordynacja dnia ślubu zaczyna się zwykle miesiąc wcześniej: planner przejmuje gotowe ustalenia pary, spisuje plan minutowy, kontaktuje się z usługodawcami i w dniu ślubu pilnuje, żeby wszystko działo się o czasie. Pomiędzy tymi wariantami są jeszcze konsultacje godzinowe i pomoc w wybranych obszarach, na przykład tylko w wyborze miejsca.

Kiedy zacząć współpracę?

Najlepiej 12-18 miesięcy przed ślubem, zanim zarezerwujecie salę. Wtedy planner ma realny wpływ na budżet i wybór miejsca, a najlepsze terminy u fotografów i zespołów nie są jeszcze zajęte. Przy krótszym czasie współpraca też jest możliwa, ale skupia się na tym, co jeszcze da się zmienić.

Ile to kosztuje?

Spotyka się dwa modele. Pierwszy to procent od budżetu wesela, zwykle od kilku do kilkunastu procent, zależnie od zakresu usług. Drugi to stała stawka za wybrany pakiet: koordynacja dnia ślubu kosztuje najmniej, pełna organizacja najwięcej. Przed podpisaniem umowy zapytajcie, czy w cenie są dojazdy, spotkania z usługodawcami i ile godzin obejmuje dzień ślubu. Dopytajcie też, co dzieje się z wynagrodzeniem, gdy budżet w trakcie przygotowań rośnie albo maleje.

Czy planner narzuca podwykonawców?

Rzetelny planner proponuje kilku sprawdzonych usługodawców w każdej kategorii i pokazuje ich oferty obok siebie. Jeśli para ma własnego fotografa lub zespół, planner włącza ich do planu. Zapytajcie wprost, czy planner pobiera prowizję od polecanych firm: uczciwa odpowiedź na to pytanie mówi wiele o sposobie pracy.

Czy para traci kontrolę nad decyzjami?

Nie, jeśli zakres współpracy został jasno ustalony. Planner przygotowuje rekomendacje, para decyduje. Wiele par ustala na starcie, które obszary chce prowadzić samodzielnie (na przykład papeterię czy playlistę), a które oddaje w całości. Dobry planner pyta o styl, priorytety i rzeczy, których para nie chce, i trzyma się tych ustaleń.

Co zawiera umowa?

Zakres obowiązków z podziałem na etapy, liczbę spotkań, sposób kontaktu i czas reakcji, wynagrodzenie z harmonogramem płatności, zasady odwołania lub przesunięcia terminu, klauzulę o zastępstwie w razie choroby plannera oraz odpowiedzialność za umowy z podwykonawcami, które para podpisuje we własnym imieniu. Bez tych punktów lepiej nie podpisywać.

Współpraca z plannerem ma największy sens, gdy brakuje wam czasu, mieszkacie daleko od miejsca wesela albo organizujecie przyjęcie na ponad sto osób. Przy kameralnym ślubie i wolnych weekendach może wystarczyć sama koordynacja dnia.